Podsumowanie warsztatów diagnostycznych

W terminie 6 maja – 19 czerwca 2024 r. została przeprowadzona pierwsza część warsztatów diagnostyczno-walidacyjnych, poświęconych aktualnemu i oczekiwanemu funkcjonowaniu poradni psychologiczno-pedagogicznych.

WARSZTATY DIAGNOSTYCZNE, które obejmowały trzy bloki tematyczne: 

1) kultura organizacyjna,

2) koordynacja i współpraca międzysektorowa,

3) zarządzanie procesami i zasobami w ramach nowego modelu działania poradni,

miały na celu: diagnozę otoczenia poradni, mapowanie interesariuszy w kontekście wdrażanego modelu, identyfikację aktualnej kultury organizacyjnej i bieżącego modelu pracy, mapowanie bieżących procesów, identyfikację potrzeb PPP, określenie potencjału do zmiany i czynników sukcesu zmiany. 

Warsztaty przeprowadzone zostały w czterech 16/17-osobowych zespołach, które spotkały się trzykrotnie na 2 dni. Wzięło w nich udział 65 osób z całej Polski, wyłonionych spośród niemal 300 chętnych. 86% uczestników reprezentowało poradnie psychologiczno-pedagogiczne, zaś wśród pozostałych 14% znaleźli się przedstawiciele szkół i przedszkoli, ośrodków doskonalenia nauczycieli (ODN), centrów edukacji nauczycieli, Polskiego Związku Logopedów (PZL), jednostek samorządu terytorialnego.

Warsztaty dot. kultury organizacyjnej

Po cyklu spotkań z uczestnikami warsztatu dotyczącego kultury organizacyjnej i zarządzaniem zmianą zdiagnozowane zostały następujące obszary:

1. Wyzwania stojące przed poradniami:

• Pozostawieni sami sobie – brak wsparcia – większość uczestników warsztatów miała poczucie, że nie otrzymują odpowiedniego wsparcia od organów prowadzących oraz od kuratoriów; narzuca się na Poradnie wiele wymagań a nie daje się narzędzi

• Nadmierna biurokracja – zbyt dużo dokumentacji

• Problem organizacyjny w mieście/powiecie; 

• Sprzeczność przepisów 

• Poradnia Psychologiczno Pedagogiczna nie może zatrudnić samodzielnie pracowników, na których występuje zapotrzebowanie; obecnie są to doradca rodziny i koordynator.

• Brak przejrzystości informacji przekazywanej między jednostkami

• Niski "poziom" wiedzy i praktyk absolwentów 

• Niewystarczający poziom kształcenia i doskonalenia kadry

• Wynagrodzenia – niskie w stosunku do wymaganych kompetencji

• Brak regulacji prawnych spójnych dla wszystkich sektorów

• Stwierdzenia, które padają ze strony podwładnych: "Nie da się"

• Występowanie oporu współpracowników wobec jakichkolwiek zmian

• Występowanie wypalenia zawodowego i  wysokiego poziomu frustracji

• Niesprzyjająca atmosfera – wszystko w biegu, często dokumenty ważniejsze niż człowiek

• Niska/brak współpracy między interesariuszami wynikający z braku regulacji

• Brak przepisów dotyczących współpracy między szkołami a PPP

• Bariera w wymianie informacji – brak jednego systemu obsługującego Poradnie, Szpitale, Szkoły. 

• Brak ścieżki wsparcia (dotychczasowa wiedza między instytucjami)

• Przepływ informacji- jeden system Tele-informatyczny jak NFZ

• Fałszywy medialnie wizerunek poradni – zazwyczaj nie istnieje strategia komunikacji pomiędzy Poradniami a interesariuszami (uczestnikami procesu, co wiąże się z barierą wymiany informacji).

2. Na co mam wpływ/na co nie mam wpływu 

Mamy wpływ

• Na przejrzystość komunikacji

• Na promocję placówek wojewódzkich

• Na ilość środków przeznaczonych na indywidualne podejście do klienta

• Na współpracę między instytucjami/ 

• Na plan i organizację pracy np. posiadanie zasobów

• Na sposób zastosowania kierunkowych kompetencji

• Na organizację poradni

Nie mamy wpływu na:

• Lokalizację

• Liczbę klientów

• Finanse i plan finansowy

• Zaangażowanie i motywację pracowników (diagnoza, międzynarodowe porozumienie przez pryzmat tożsamości)

• Harmonogram organizacyjny i godziny pracy

• Możliwość zmian – jaka będzie definicja i rola PPP

Warsztaty dot. współpracy międzysektorowej

Agenda warsztatów obejmowała: 

1. Rola poradni psychologiczno-pedagogicznej jako Instytucji Koordynującej 

2. Niezbędne procedury prowadzenia wsparcia ucznia

3. Mapa zasobów – cel i sposoby wykorzystania.

Podczas spotkań:

• omawiano możliwości realizacji działań koordynujących, które mogą być podejmowane przez poradnie. Uczestnicy tworzą mapy możliwych działań oraz zagrożeń wynikających z dodatkowych zadań nałożonych na PPP. Odbywały się dyskusje dotyczące niezbędnych zasobów ludzkich, które mogłyby się tym zagadnieniem zajmować. Wskazywano na liczne ograniczenia w pracy PPP, które mogłyby wpłynąć na prawidłowość działania koordynacji procesu wsparcia.

• uczestnicy opracowywali wstępne procedury prowadzenia wsparcia na rzecz ucznia oraz rodziny, dyskutowali o roli współpracy pomiędzy podmiotami oraz niezbędności systemu IT. 

• uczestnicy wypracowywali wzory mapy zasobów oraz główne cele i możliwości wykorzystania mapy zasobów w procesie zintegrowanego wsparcia ucznia i rodziny. 

Dodatkowo uczestnicy zgłaszali uwagi, z których szczególnie istotne w kontekście realizacji projektu obejmują: 

• konieczność wprowadzenia zmian legislacyjnych (usankcjonowanie współpracy międzysektorowej, obowiązek diagnozy funkcjonalnej w obrębie szkoły na poziomie aktywności i uczestniczenia, obowiązek przekazania wyników tej diagnozy do PPP, obowiązek ewaluacji zrealizowanych działań, wzory dokumentacji w rozporządzeniu, zmiany w finansowaniu – powiązanie z konkretnymi działaniami na rzecz ucznia wynikającymi z zaplanowanego wsparcia, obligatoryjność szkoleń, obligatoryjność superwizji działań); 

• konieczność zakomunikowania przez MEN jakie zmiany zostaną zrealizowane – postulaty “żeby wreszcie coś zrobili a nie tylko zapowiadają”, 

• postulaty szybkiego przedstawienia koncepcji zmiany – uczestnicy podkreślali zmęczenie nieustannymi pomysłami, które nie są wdrażane, 

• uczestnicy wskazywali na gotowość do wejścia w proces zmiany.

Warsztaty dot. zasobów i procesów poradni PP

Agenda warsztatów obejmowała: 

1. Mapowanie zasobów i określenie standardów wyposażenia PPP

2. Identyfikacja zasobów i powiązanie z zadaniami

3. Pracochłonność zadań

4. Mapowanie procesów

5. Identyfikacja interesariuszy i danych w procesie.

Uczestnicy, po merytorycznym wprowadzeniu, wykonywali zadania w mniejszych grupach a następnie prezentowali i omawiali wyniki, w tym rozbieżności. Nie zabrakło również wielu dyskusji, wymiany doświadczeń, w tym dobrych praktyk.

W trakcie spotkań wypracowano łącznie:

• wykaz aktualnych i pożądanych stanowisk pracy w poradni,

• opisy (definiowane zasobami w zakresie lokalu, wyposażenia oraz narzędzi i pomocy) stanowisk pracy w poradni,

• wykaz zadań realizowanych w poradni wraz z określeniem ich średniego czasu oraz powiązaniem ich ze stanowiskami pracy,

• zestawienia obciążenia pracą poszczególnych stanowisk pracy w poradni,

• opisy głównych procesów w poradni wg metodyki SIPOC (akronim pochodzący od angielskich słów: Suppliers - Dostawcy, Inputs - Wejścia, Process - Proces, Outputs - Wyjścia, Customers - Klienci), w ujęciu aktualnym oraz z omówieniem ewentualnych zmian zgodnych z nowym modelem pracy.

W ankiecie ewaluacyjnej po warsztatach, którą wypełniło 78% uczestników, zdecydowana większość respondentów uważa, że organizacja pracy w PPP wymaga zmiany a moment realizowanych działań jest właściwy, choć wdrożenie zmian wiąże się z ryzykiem. Nieco więcej wątpliwości dotyczyło trwałości zmiany.

Oczekiwania własne odnoszące się do zmiany w organizacji systemu wsparcia dzieci i młodzieży ze strony PPP dotyczyły m.in. konieczności zmian prawnych, które usankcjonują nowy model wsparcia, jasnego planu i harmonogramu oraz zakresu przeprowadzenia zmiany, zaangażowania w proces zmiany także innych podmiotów z otoczenia PPP, a także potrzeby standaryzacji pracy poradni oraz odpowiedniego finansowania jej funkcjonowania.

Na podstawie wniosków z warsztatów zespół projektowy wypracuje propozycje rozwiązań i narzędzi, które następnie będą ponownie dyskutowane ze środowiskiem w ramach WARSZTATÓW WALIDACYJNYCH (jesienią 2024 r.) - przeprowadzone zostanie: pilotażowe zastosowanie narzędzi diagnozy kultury organizacyjnej i organizacji pracy PPP w celu identyfikacji zakresu zmian niezbędnych do uzyskania stanu wdrożenia koncepcji, przetestowana zostanie użyteczność narzędzi diagnostycznych oraz aplikowalność ww. koncepcji.